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内部統制システム

株式会社ハイマックスの、内部統制システム構築に関する基本方針は以下のとおりであります。

(1)当社の取締役及び使用人の職務の執行が法令及び定款に適合することを確保するための体制

  1. 「取締役会行動規範」に則り、株主・顧客・社員並びに社会の信頼に応える公明正大・自主独立の事業経営を行う。また、内部統制に必要な体制を整備し、法令並びに諸規則を遵守する。
  2. 「ハイマックス企業行動基準」に従い、法と正しい企業倫理に基づき行動し、豊かな社会を実現するよう、全役職員に周知徹底する。
  3. コンプライアンス委員会を設置し、法令遵守の指導及び監視などを行う。
  4. 内部統制推進委員会を設置し、財務報告の信頼性を確保するため、金融商品取引法に基づく内部統制報告書の有効かつ適正な提出に向け、財務報告に係る内部統制の整備を行う。また、継続した運用、評価及び有効性向上のための取り組みを行う。
  5. 監査室は、業務について適法性、妥当性の観点から内部監査を行う。
  6. 法令上疑義のある行為などに関する相談または通報の適正な処理の仕組みとして「内部通報規則」を定め、法令遵守の実効性を高める。
  7. 反社会的勢力との一切の関係を遮断することを基本方針とし、担当部署を設け有事の際には外部専門機関及び法律の専門家に速やかに報告・相談できる体制を構築する。

(2)当社の取締役の職務の執行に係る情報の保存及び管理に関する体制

  1. 取締役の職務の執行に係る情報の保存方法及び保存期限などは、「文書保存規則」に従い管理する。
  2. 必要に応じて、取締役、監査役、会計監査人などが閲覧可能な状態を維持する。

(3)当社の損失の危険の管理に関する規程その他の体制

  1. 事業活動に伴う損失の危険の管理に関しては、各取締役及び執行役員が自己の分掌範囲について、規則に従い、取締役会及び経営執行会議で審議し、また、必要に応じて専門性をもった委員会を設置するなど、事前に損失の危険の回避または最小化を図る。
  2. 緊急かつ重大な損失の危険が発生した場合は、「危機管理規則」に基づき、社長を本部長とする対策本部を設置し、速やかに必要な対応を図る。

(4)当社の取締役の職務の執行が効率的に行われることを確保するための体制

  1. 執行役員制度を導入し、取締役会による経営の意思決定及び業務遂行の監督と、執行役員による業務執行に役割を分離し、意思決定の迅速化と責任の明確化を図る。
  2. 取締役会は月1回以上開催し、監査役も出席して議論することにより経営の監督機能の強化を図る。また、業務の効率性及び正確性などを高めるため、分掌及び決裁の基準などを明確に定める。
  3. 経営執行会議は月1回以上開催し、業務執行取締役及び執行役員などが出席して取締役会の決定した経営の基本方針と戦略に則り、業務の実行計画の策定と執行を行う。また、業務執行取締役以外の取締役及び常勤監査役には、本会議資料が提供され、必要に応じて出席する。
  4. 部門長連絡会を月1回開催し、業務執行取締役及び執行役員並びに部門長が出席して業務執行の統制及び管理を行う。

(5)当社及び子会社から成る企業集団における業務の適正を確保するための体制

    イ.子会社の取締役等の職務の執行に係る事項の当社への報告に関する体制

  1. 子会社の管掌取締役を選任し、「子会社および関連会社管理規則」に従い、事業運営の監督・指導を行う。また、経営上重要な事項を決定する場合は、当該規則に基づき、当社への事前協議などが行われる体制を構築する。
  2. 部門長連絡会には子会社の代表者も出席して、業務の進捗状況などの報告・審議を行い、適切な対応を図る。


    ロ.子会社の損失の危険の管理に関する規程その他の体制

  1. 子会社に緊急かつ重大な損失の危険が発生した場合は、「危機管理規則」に基づき、社長を本部長とする対策本部を設置し、速やかに必要な対応を図る。

    ハ.子会社の取締役等の職務の執行が効率的に行われることを確保するための体制
  1. 当社グループの中期経営計画を策定し、当該計画の方針に従い年度計画を定める。
  2. 子会社の財務・経理業務を当社が受託し、迅速な当社グループの経営数値などの把握を図る。

    ニ.子会社の取締役等及び使用人の職務の執行が法令及び定款に適合することを確保するための体制
  1. 子会社は、当社と同様の「取締役会行動規範」を定め、株主・顧客・社員並びに社会の信頼に応える公明正大・自主独立の事業経営を行う。
  2. コンプライアンス委員会には子会社の取締役も出席して、当社グループの法令遵守の指導及び監視などを行う。
  3. 内部統制委員会には子会社の取締役も出席して、当社グループの財務報告に係る内部統制の整備を行う。
  4. 監査室は、子会社に対して、業務について適法性、妥当性の観点から内部監査を行う。
  5. 法令遵守の実効性を高めるため、当社グループの内部通報制度を整備する。

(6)当社の監査役がその職務を補助すべき使用人を置くことを求めた場合における当該使用人に関する事項及び当該使用人の取締役からの独立性に関する事項並びに当該使用人に対する指示の実行性の確保に関する事項

  1. 監査役の業務を補助するための適切な人材を配置する。
  2. 監査役の職務を補助すべき使用人の任命、異動、評価などの決定については、監査役の事前の同意を得ることとする。
  3. 監査役の職務を補助すべき使用人には、監査役の指示による調査の権限を認める。

(7)前号の使用人の取締役からの独立性に関する事項

    イ.取締役及び使用人が監査役に報告をするための体制

  1. 取締役及び使用人は、取締役会または経営執行会議などにおいて、随時その業務の執行 状況を報告する。また、監査役は必要に応じて取締役及び使用人に対して報告を求めることができる。
  2. 取締役及び使用人は、会社に著しい損害を及ぼすおそれのある事実、または、職務執行に関する不正行為、法令・定款に違反する重大な事実などを発見した場合は、速やかに
    監査役に報告する。
  3. 監査室は、「内部通報規則」による通報の状況を定期的に報告する。


    ロ.子会社の取締役、監査役、業務を執行する社員及び使用人又はこれらの者から報告を受けた者が当社の監査役に報告するための体制

  1. 監査役は必要に応じて子会社の取締役及び使用人に対して報告を求めることができる。
  2. 当社グループの取締役及び使用人は、会社に著しい損害を及ぼすおそれのある事実、または、職務執行に関する不正行為、法令・定款に違反する重大な事実などを発見した場合は、速やかに監査役に報告する。
  3. 監査室は、当社グループの「内部通報規則」による通報の状況を定期的に報告する。

(8)前号の報告をした者が当該報告をしたことを理由として不利な取扱いを受けないことを確保するための体制

  1. 当社は、監査役へ報告をしたことを理由として当社グループの役職員に対し、不利益となる取扱いを行わない。
  2. 当社グループの「内部通報規則」において、当該通報をしたことを理由として通報者を解雇その他いかなる不利益な取扱いも行わない旨を明記する。

(9)当社の監査役の職務の執行について生ずる費用又は債務の処理に係る方針に関する事項

  1. 当社は、監査役の職務の執行について生ずる費用に対し、予算枠を設ける。
  2. 監査役が必要に応じ会計監査人・弁護士などの外部専門家に相談する場合、その費用を 負担する。

(10)その他監査役の監査が実効的に行われることを確保するための体制

  1. 代表取締役と定期的な会合を通じ、相互認識を深める。
  2. 会計監査人とは、監査計画の報告を受け、監査立会い及び適時に意見や情報の交換を実施するなどの連携を行う。
  3. 監査室とは、緊密な連携を保ち監査の効率を高める。
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